1.該如何製作我的第1份公文呢?

請參考 [ 學習專區 ] → [ 新手上路 ] 的 如何製作第1份公文

   

2.在點選開啟新檔、開啟舊檔或儲存功能時,出現「一個跳窗已封鎖」或是「執行步驟或結果發生錯誤,請再試一次」的訊息,就無法開啟檔案了?

基本上,這些搜尋工具都會有阻擋跳窗的功能,例如Yahoo、Google、MSN等工具,而在進行開啟新檔或是舊檔時,系統會跳出選擇視窗讓您點選,這些工具就會將系統所跳出的選擇視窗當成一般的廣告視窗阻擋,導致無法開啟檔案。

解決辦法就是將其阻擋功能關閉,或是至控制台中將該搜尋工具移除後,關閉所有視窗再重新開啟系統,即可正常使用開啟新、舊檔或存檔功能

   

3.安裝完成後執行「Web版公文製作系統」,出現「Runtime Error!」的訊息?

《解決方式1》

這是因為您目前 Windows 作業系統的 ADO 版本不符合「Web版公文製作系統」所需的版本而產生的不相容訊息,所以請按以下步驟進行下載、安裝 MDAC 以更新 ADO( MDAC 2.8 sp1 ) 的版本。

步驟1:請在有底線字處按一下,執行下載 MDAC 2.8.sp1詳細資料,點選後會出現微軟的下載網頁,依網頁指示點選 [ 繼續 ] 完成相關 WINDOWS 驗證後(若跳出安全性警告請點選 [ 是 ] ),即會出現下載選項(如下圖)可供點選,選項請選擇〝將程式存到磁碟〞,按 [ 確定 ] 鈕。

步驟2:出現存檔路徑指定對話盒,請將儲存目錄指向桌面 (或其他路徑皆可),再選擇 [ 存檔 ],系統即開始執行下載 mdac_typ_tw.exe作業。

步驟3:下載完畢後桌面會產生執行檔圖示(如下圖),在圖示上快速按滑鼠左鍵兩下,系統會自動執行安裝。

注意:以上步驟執行完畢後可能就可以正常執行「文書編輯-公文製作」了,但因問題的原因在於微軟作業系統環境的版本,故並不保證一定可以修復!!

注意:於Windows XP 作業系統中執行 MDAC 安裝時,可能會出現版本不相容的訊息而無法安裝,建議先進行 Windows Update試試,但因問題的原因在於微軟作業系統環境的版本,故並不保證一定就可以修復!!

《解決方式2》

可能因為公文製作系統中的通訊錄檔案已損毀,請依下列步驟進行檔案修復:

步驟1:請在有底線字處按一下,下載修復通訊錄程式操作說明

步驟2:將公文製作與其他系統視窗關閉。

步驟3:將修復程式解壓縮後,依操作說明進行操作。

步驟4:重新開啟公文製作系統。

注意:若以上操作無法修復通訊錄,則請至正常可執行的電腦中複製 c:/eic/adbook 中的 default 資料夾至有問題電腦覆蓋原檔試看看。

《解決方式3》

若是安裝完後以 administrator 開啟是正常,但登出更換為另一帳號後才出現 Runtime Error 的訊息,有可能是您帳號(或網路帳號)的權限被限制,這種情形通常發生在有權限控管的單位。

若您是Win XP電腦請先執行步驟1~2,若您是其他作業系統請由步驟3開始(詳細操作圖示說明)

步驟1:至 [ 開始 ] → [ 設定 ]→ [ 控制台 ]→ [ 系統管理工具 ]→ [ 本機安全性原則 ]→ [ 本機原則 ]→ [ 安全性選項 ]。

步驟2:找到 [ 網路存取: 共用和安全性模式用於本機帳戶 ] 滑鼠左鍵點2下,選擇 [ 傳統:本機使用自身身分驗證 ] 。

步驟3:確認 C 槽 eic 資料夾是否有唯讀,若有唯讀或部分唯讀請解除唯讀屬性,並套用到至所有子資料夾。

步驟4:以 administrator 管理者權限進入電腦,找到 C 槽的 eic 資料夾點選後按右鍵選擇 [ 共用和安全性 ] 。

步驟5:點選 [ 安全性 ] → [ 新增 ],輸入 everyone 確定完成。

步驟6:對 everyone 權限開放「修改」與「寫入」的控制權,點選 [ 套用 ]→ [ 確定 ] 後,登出切換一般使用者即可進入公文製作系統。

注意:因公文製作在開啟時,系統會開始更新通訊錄資訊並寫入資料,故若沒有寫入及修改權限,會造成 Runtime Error 訊息而無法開啟製作系統。

   
 
 

系統登入問題

 
 

1.1為什麼需要是登入機關伺服器網站,才可以下載安裝「文書編輯 - Web公文製作系統」?

『筆硯文書編輯共通服務平台』為規劃之電子化政府G2B2C專案的其中一個專案系統,為使系統的使用者身份認證更加正確及管理上方便,所以必須先登入機關伺服器網站,才可以下載安裝「Web公文製作系統」。

 

安裝及註冊問題

 
 

2.1「Web版公文製作系統」可以安裝的系統環境?

可以安裝「Web版公文製作系統」的環境有:
1.Windows Vista
2.Windows XP
3.Windows 2000
以上環境須有 IE 5.01 以上(含)版本。

安裝時,請使用 Administrator 或 PowerUser 以上權限安裝,並將『筆硯文書編輯共通服務平台』機關伺服器網站加入到信任的網站。

 

2.2如何安裝「Web版公文製作系統」?

基本上系統會自動偵測您的電腦環境,判斷您的電腦安裝及註冊狀態,自動引導安裝步驟,只要隨著螢幕提示即可完成安裝建置。

步驟1:登入系統網頁:在IE網址列鍵入『筆硯文書編輯共通服務平台』網址。

步驟2:於畫面右上角輸入您的帳號及密碼登入。

步驟3:會員登入成功後,點選『安裝系統』即開始進行安裝了!

 

2.3我已經安裝好Web版公文製作系統,但在註冊時,出現「系統MODULE更新發生錯誤」訊息?

這是因為若電腦有安裝續傳軟體(如DAP),在安裝Web版公文製作系統時,在最後一個步驟(註冊使用者資訊畫面)會失敗,會跳出「系統MODULE更新發生錯誤」訊息,目前解決方法請先關閉續傳軟體自動偵測功能,再繼續執行註冊資訊。

 

2.4IE的安全等級是否會影響系統的正常安裝或執行

是,Web版公文製作系統不可在安全等級設在「高」的環境執行, IE安全等級應設在IE的系統預設值「中安全性」,請不要修改!但有時可能會修改,請恢復預設值;或是將『筆硯文書編輯共通服務平台』加入到信任的網站,以方便系統安裝或執行。

補充說明:檢查安全等級的方法是選取IE上方的「工具」-『Internet 選項( 或網際網路選項)』-『安全性』,會出現IE的設定;若要加入信任網站,可點選”信任的網站』-『網站』輸入網址,下方「此區域內的所有網站使用需要伺服器驗證(https)」勾選取消後「確定」即可,但因版本不同可能畫面及位置會有差異。

 

2.5公文製作只能安裝在C槽嗎?

是的,因全國公文製作使用者眾多,為統一維護管理且配合自動更新機制,故無法安裝在其他位置。

 

版本更新問題

 
 

3.1「Web版公文製作系統」,日後如遇文書規範變更、範本增加或系統更新時,如何更新?

當文書規範有所變動,當您開啟「Web版公文製作系統」且電腦有連接網路時,目前提供有兩種更新方式:

(1)強制性更新機制:

開啟系統後,系統會自動通知:有新版本公文製作系統,是否要下載更新?

點選[ 是 ],就會連至主機開始自動更新最新規範、範本及程式。

(2) 選擇性更新機制:

開啟系統約1分鐘後,系統自動進行背景下載更新檔案 (類似Windows Update),此時仍可照常編輯公文,當下載完成後會跳出訊息詢問是否要立即更新或隔日更新,您可於該訊息中連結到新版本功能說明網頁查看,選擇立即更新並不會影響您現在所編輯的檔案,待更新完成後可繼續完成並存檔再重新開啟系統。

建議:每次更新版本時都進行更新,以確保您的「Web版公文製作系統」所編輯之公文是符合標準及規範。

 

3.2如何移除舊版本,重新再安裝「文書編輯-公文製作」?

Web版公文製作系統更新程式包含移除舊程式,重新安裝或更新時不需擔心移除問題,在安裝更新程式時就會自動移除原來程式了;或是您也可以手動移除安裝程式,步驟如下:

步驟1:選擇Windows 的「開始」,出現選單後,選取「設定」→「控制台」。

步驟2:在控制台選單中選取「新增/移除程式」,出現程式名稱後,選取「文書編輯-公文製作系統」,按 [變更/移除] 按鈕,系統會自動移除程式,待完畢按 「finish」鍵 。

 

3.3公文製作系統已開啟一段時間,但是卻一直沒有更新訊息出現?

首先,請先確認您的電腦對外網路連線是正常的,若網路連線沒問題,則可能是下列情形:

(1) 檔案尚未下載完成

當您打開電腦第1次開啟公文製作時,約1分鐘後系統即可開始下載檔案,但若您開啟的時間太短,系統可能尚未下載完更新檔案,則下次再開啟系統時,基於主機安全性及網路承載考量,將會在開啟系統約10分鐘後才會開始下載更新檔案,故建議您可利用中午休息時間開啟系統進行更新。

(2) 更新動作被暫存檔案鎖住

方法1:開啟IE瀏覽器,點選 [ 工具 ] → [ 網際網路選項 ]→ [ 一般 ] → [ 刪除檔案 ] → 勾選 [ 刪除所有檔案 ] → [ 確定 ],並將所有視窗關閉。

方法2:至 C:/eic/ docnet/user/帳號/docn/config 中,找到 cookie.xml 並刪除。(注意:此方式會將系統的特殊列印及發文清單的勾選還原為預設值)

方法3:至『筆硯文書編輯共通服務平台』機關伺服器網站首頁,登入帳號密碼後點選 [ 下載使用者資料 ]。

執行上述方法時,建議先將所有程式關閉,執行完後再開啟公文製作系統並稍候數分鐘。

 

3.4更新了公文製作系統版本後,點選正副本時,視窗左下角出現網頁錯誤或是常用機關的群組一個都看不到了?

這部分是因為新版公文製作系統有很多元件都有更新了,故若您是98、2000、XP sp1的作業系統,建議您至微軟網站的下載搜尋區中,輸入「MDAC 2.8 sp1」找到MDAC 2.8 sp1,依照步驟進行下載安裝,並重新開機後即可正常使用 。

※點選此處下載臺灣微軟MDAC 2.8sp1版程式,進入畫面後請依指示進行驗證及下載,若在下載過程有任何問題,請洽微軟客服人員。

 

3.5更新了公文製作系統版本後,進入正副本或發文清單出現「通訊錄查詢執行失敗,您可能需要更新Windows到最新的修正」或是開啟個人通訊錄出現載入DLL檔失敗?

這部分與3.4的問題一樣,是因為新版公文製作系統有很多元件都有更新了,若您是98、2000、XP sp1的作業系統,建議您至微軟網站的下載搜尋區中,輸入「MDAC 2.8 sp1」找到MDAC 2.8 sp1,依照步驟進行下載安裝,並重新開機後即可正常使用 。

※點選此處下載臺灣微軟MDAC 2.8sp1版程式,進入畫面後請依指示進行驗證及下載,若在下載過程有任何問題,請洽微軟客服人員。

 

其他問疑難排除

 
 

4.1什麼情況下,「Web版公文製作系統」會無法安裝成功?

Windows Vista、Windows XP、Windows 2000作業系統可能失敗的原因及解決方法:

(1) 失敗原因:您不是使用有權限安裝軟體的使用者登入系統。

解決方法: 請改用 Administrator 或 Power user 登錄,如果您不能確定身份,請洽單位資訊人員。

(2) 失敗原因:IE的安全層級可能是高安全性,或自定不可讓 ActiveX 下載。

( 可選擇 IE [ 工具 ]→ [ Internet 選項 ] → [ 安全 ] 檢查安全等級)

解決方法:Internet的安全層級可能是高安全性,或自定不可讓 ActiveX 下載。

( 可選擇IE [ 工具 ] → [ Internet 選項 ] → [ 安全 ] 將安全等級調整至中安全性)

 

4.2想要進入『文書編輯共通服務平台』網頁,畫面卻一片空白 ?

請確定該台電腦是否安裝帶有廣告攔截功能的工具條,例如: Google Bar、Yahoo! 奇摩、MSN、Companion、Alexa Bar 或 MyWebSearch (通常是位於 IE 工具列下方的長條狀),由於電腦所安裝的搜尋工具條會攔截 ActiveX 控件窗口,而會造成網頁開啟不成功,在移除廣告攔截功能的工具條後即可正常進入『文書編輯共通服務平台』。

移除方式:可選 [ 開始 ] → [ 設定 ] → [ 控制台 ],進入後選擇 [ 新增 / 移除程式 ], 移除 Google Bar 等這些工具條,即可正常進入『文書編輯共通服務平台』。

 

4.3瀏覽器版本為 IE 6.0,在安裝或使用公文製作時需注意什麼設定?

若瀏覽器版本為 IE 6.0 sp2 時,需注意主動式內容的設定值,其設定方式有

(1) 設定1次每次開啟系統不再詢問

設定系統預設使用主動式內容,即每次開啟「Web版公文製作系統」時不會再詢問。

步驟1:開啟 IE 瀏覽器後選擇 [ 工具 ] 的 [ 網際網路選項 ] 。

步驟2:請於頁籤選項選擇 [ 進階 ] ,再至 [ 安全性 ] 的設定區中勾選 [ 允許主動式內容在我電腦上的檔案中執行 ] ,再按 [ 確定 ] 鍵離開即完成設定。

(2) 每次開啟系統時進行設定

系統預設使用主動式內容於使用時利用網頁提示將選項開啟,即每次開啟「Web版公文製作系統」時都會詢問 1 次。

步驟1:每次開啟「Web版公文製作系統」時使用時,系統畫面會出現設定使用主動式內容提示將選項開啟,請按 [ 確定 ] 鈕如下圖。

步驟2:在黃色對話框,直接點滑鼠右鍵,點選 [ 允許被封銷的內容 ] 選項,如下圖。

步驟3:系統會詢問您,是否確定要讓這個檔案執行主動式內容的對話盒,請按 [ 是 ] 。

 

4.4安裝時或安裝後點選桌面「文書編輯-公文製作」系統圖示,出現「此網頁元件未被正確安裝,故無法正常顯示」的錯誤訊息?

開啟 IE 瀏覽器,選擇 [ 工具 ] 的 [ 網際網路選項 ] 出現對話盒選擇 [ 安全性 ] 頁籤,將『筆硯文書編輯共通服務平台』加入為"信任的網站"

 

4.5瀏覽器版本為 IE 7.0 ,在安裝或使用公文製作時需注意什麼設定?

由於 IE 7.0 的環境對於網站元件與程式安裝上多了許多安全性檢查,因此當您進入『文書編輯共通服務平台』網站時,網址列下方會跳出要求安裝 ActiveX 控制項的黃色標題列,這樣的訊息會跳出約2~3次,請您務必點選 [ 允許安裝 ] 。

安裝完成後,進入「Web版公文製作系統」也會於網址列下方跳出「為了協助保護您的資訊安全性,Internet Explorer已經限制這個網頁執行指令…,其他選項請按這裡…」的訊息,請按滑鼠右鍵選擇 [ 允許被封鎖的內容 ],出現安全性警告視窗時,也請點選 [ 是 ] 。

另外,您可以在安裝前先設定 IE 7.0 的環境,如:加入信任網站、設定安全性、......等,更詳細安裝及設定說明,請參考此處

 

4.6安裝完成後執行「Web版公文製作系統」,出現「Runtime Error!」的訊息?

《解決方式1》

這是因為您目前 Windows 作業系統的 ADO 版本不符合「Web版公文製作系統」所需的版本而產生的不相容訊息,所以請按以下步驟進行下載、安裝 MDAC 以更新 ADO( MDAC 2.8 sp1 ) 的版本。

步驟1:請在有底線字處按一下,執行下載 MDAC 2.8.sp1詳細資料,點選後會出現微軟的下載網頁,依網頁指示點選 [ 繼續 ] 完成相關 WINDOWS 驗證後(若跳出安全性警告請點選 [ 是 ] ),即會出現下載選項(如下圖)可供點選,選項請選擇〝將程式存到磁碟〞,按 [ 確定 ] 鈕。

步驟2:出現存檔路徑指定對話盒,請將儲存目錄指向桌面 (或其他路徑皆可),再選擇 [ 存檔 ],系統即開始執行下載 mdac_typ_tw.exe作業。

步驟3:下載完畢後桌面會產生執行檔圖示(如下圖),在圖示上快速按滑鼠左鍵兩下,系統會自動執行安裝。

注意:以上步驟執行完畢後可能就可以正常執行「文書編輯-公文製作」了,但因問題的原因在於微軟作業系統環境的版本,故並不保證一定可以修復!!

注意:於Windows XP 作業系統中執行 MDAC 安裝時,可能會出現版本不相容的訊息而無法安裝,建議先進行 Windows Update試試,但因問題的原因在於微軟作業系統環境的版本,故並不保證一定就可以修復!!

《解決方式2》

可能因為公文製作系統中的通訊錄檔案已損毀,請依下列步驟進行檔案修復:

步驟1:請在有底線字處按一下,下載修復通訊錄程式操作說明

步驟2:將公文製作與其他系統視窗關閉。

步驟3:將修復程式解壓縮後,依操作說明進行操作。

步驟4:重新開啟公文製作系統。

注意:若以上操作無法修復通訊錄,則請至正常可執行的電腦中複製 c:/eic/adbook 中的 default 資料夾至有問題電腦覆蓋原檔試看看。

《解決方式3》

若是安裝完後以 administrator 開啟是正常,但登出更換為另一帳號後才出現 Runtime Error 的訊息,有可能是您帳號(或網路帳號)的權限被限制,這種情形通常發生在有權限控管的單位。

若您是Win XP電腦請先執行步驟1~2,若您是其他作業系統請由步驟3開始(詳細操作圖示說明)

步驟1:至 [ 開始 ] → [ 設定 ]→ [ 控制台 ]→ [ 系統管理工具 ]→ [ 本機安全性原則 ]→ [ 本機原則 ]→ [ 安全性選項 ]。

步驟2:找到 [ 網路存取: 共用和安全性模式用於本機帳戶 ] 滑鼠左鍵點2下,選擇 [ 傳統:本機使用自身身分驗證 ] 。

步驟3:確認 C 槽 eic 資料夾是否有唯讀,若有唯讀或部分唯讀請解除唯讀屬性,並套用到至所有子資料夾。

步驟4:以 administrator 管理者權限進入電腦,找到 C 槽的 eic 資料夾點選後按右鍵選擇 [ 共用和安全性 ] 。

步驟5:點選 [ 安全性 ] → [ 新增 ],輸入 everyone 確定完成。

步驟6:對 everyone 權限開放「修改」與「寫入」的控制權,點選 [ 套用 ]→ [ 確定 ] 後,登出切換一般使用者即可進入公文製作系統。

注意:因公文製作在開啟時,系統會開始更新通訊錄資訊並寫入資料,故若沒有寫入及修改權限,會造成 Runtime Error 訊息而無法開啟製作系統。

 

4.7在安裝或更新完成後啟動「Web版公文製作系統」時,出現IE的錯誤訊息:「系統元件DddEngine初始化發生錯誤:物件不支援此屬性或方法」?

《解決方式1》

這是註冊元件不完整或元件版本不正確所致,請依下列步驟解決:

步驟1:刪除IE元件
從 IE 的工具列中選擇 [ 工具 ] → [ 網際網路選項 ] → [ 一般 ] → [ 設定 ] → [ 檢視物件 ] 移除以下2個物件:
DDDEngine class
DDDViewer class

步驟2:反註冊元件
到系統目錄下 (可能的路徑是 C:/windows/system 或 C:/windows/system32 或 C:/winnt/system32) 找以下4個檔案:
hdf32.dll

hdf32u.dll

dddview.dll

dddviewu.dll

找到上述 4 個檔案後,至 [ 開始 ] → [ 執行 ] 在對話盒內輸入以下指令

regsvr32 -u C:/winnt/system32/hdf32.dll

regsvr32 -u C:/winnt/system32/hdf32u.dll

regsvr32 -u C:/winnt/system32/dddview.dll

regsvr32 -u C:/winnt/system32/dddviewu.dll

(以上橘色部分可能因作業系統不同而不同)

步驟3:到系統目錄下刪除步驟 2 中所找到的 4 個檔案

步驟4:重新進入「Web版公文製作系統」
如果還是不能解決,請進到系統目錄下尋找所有的 hdf32u.dll及hdf32.dll 後並刪除,如果還是找不到,表示這是一個無法辦法解決的系統環境的bug。

《解決方式2》

這是註冊元件失敗所致,請刪除並反註冊與 DddEngine相關的檔案。

步驟1:到 IE 的 [ 檢視物件 ]下將 GDFile Class 刪除。

Step1.開啟IE選擇 [ 工具(Tools) ]下的 [ Internet選項 ] (或「網際網路選項」),會跳出一選項視窗。

Step2.點選 [ 一般 ] 頁面後,再點選視窗中間的 [ 設定 ] 鍵 。

Step3.在設定的視窗裡選擇右下方的 [ 檢視物件 ] 鍵 按鈕,按一下。

Step4.會看到一些程式檔案,找到 GDFile Class 按滑鼠右鍵選擇內容,點選 [ 刪除 ] 鍵。

步驟2:反註冊GDlocal.dll。(該檔案位於系統目錄下)

Step 1.至 [ 開始 ] → [ 執行 ],出現一個對話盒視窗

Step 2.在對話盒內輸入

regsvr32 -u C:\WINNT\system32\GDlocal.dll 」 (Win 2000)

或「regsvr32 -u C:\Windows\system32\GDlocal.dll 」 (Win XP)

Step 3.出現「...succeed 」訊息,表示反註冊成功。

步驟3:再至系統目錄將GDlocal.dll刪除。
到系統目錄(C:\WINNT\system32 或 C:\Windows\system)下,找出GDlocal.dll檔案,並將之刪除即可。
最後將所有的視窗關閉,點選桌面的「文書編輯-公文製作」試看看。

補充說明:GDlocal.dll檔案可用 [ 開始 ] → [ 搜尋 ] 在搜尋欄空白處鍵入 GDlocal.dll,尋找到該檔案。

 

4.8在進行Web版公文製作系統更新並依作業系統指示重新開機後,卻會出現「fail error : menu物件建立失敗,必需要有物件」的訊息?

這是更新時因中斷導致程式檔案不完整所致。
請找一台可正常執行Web版公文製作系統的電腦,將其電腦下的 c:\eic\docnet\module\docn\config\main 資料夾,複製到有問題的電腦相同路徑下(覆蓋原資料夾檔案),再重新開啟Web版公文製作系統即可。

 

4.9在點選開啟新檔、開啟舊檔或儲存功能時,出現「一個跳窗已封鎖」或是「執行步驟或結果發生錯誤,請再試一次」的訊息,就無法開啟檔案了?

這是因為您安裝了某些網站的搜尋工具所致。

基本上,這些搜尋工具都會有阻擋跳窗的功能,例如Yahoo、Google、MSN等工具,而在進行開啟新檔或是舊檔時,系統會跳出選擇視窗讓您點選,這些工具就會將系統所跳出的選擇視窗當成一般的廣告視窗阻擋,導致無法開啟檔案。

解決辦法就是將其阻擋功能關閉,或是至控制台中將該搜尋工具移除後,關閉所有視窗再重新開啟系統,即可正常使用開啟新、舊檔或存檔功能

 

4.10已經確認有將IE封鎖快顯視窗功能關閉,也沒有安裝Yahoo、Google或MSN捷徑列,但是使用公文製作系統上還是有問題?

請檢查您的電腦是否有安裝某些防毒軟體,如:Spybot、卡巴斯基或其他較少聽到的軟體。

Spybot這類的防毒軟體在安裝時,會去改變您瀏覽器的安全性設定,如會將原本已允許主動式內容執行的設定還原為預設值,可能遇到的問題就是在原本系統操作都很正常,但安裝後發生由公文管理開啟Web版公文製作系統時,畫面停留在開啟中最後開啟失敗的問題。通常解決方式只需要於IE工具→網際網路選項→進階→將「允許主動式內容在我電腦中執行」勾選起來就可解決;

但如果是其他的防毒軟體就必須確認IE中所有相關的安全性設定,有些防毒軟體甚至會有無法變更IE設定的問題,這時後就必須把它們移除試試看了。

另外,像目前很多人使用的卡巴斯基防毒軟,在操作公文製作最常遇到的問題就是下載使用者資料時失敗、開啟新、舊檔或存檔時,出現「執行步驟或結果發生錯誤,請再試一次」的訊息,造成原因與前一題類似,就是有阻擋彈跳視窗的設定,造成訊息視窗被封鎖,故只需要將此設定關閉,系統即可正常執行。

相關卡巴斯基關閉阻擋彈跳視窗設定的操作,請參考此處

 
 
 

一般操作問題

 
 

1.1我有問題想要詢問,應如何處理最好

如果您正在使用離線的Web版公文製作系統,建議您點選Web版公文製作系統的左上角圖示,連結至伺服器端的『筆硯文書編輯共通服務平台』首頁,選取畫面右下方的「線上求助」填寫您的問題,我們會有專人回答您的問題,此方法的好處是問題的答案是經過確認過的。 
此外您可以打電話傑印資訊客服專線:(02)2365-6211,詢問有關公文製作的問題。

 

1.2在NT、2000、XP、2003系統,本文區輸入的Unicode字有的會變成「?」

這是公文製作系統設計的檢查。由於目前公文系統的介面都是使用Big5作為資料的字集,為了避免發文端的公文與收文端的公文不一致,所以公文製作會做公文字集的檢查。在Web版公文製作系統4.0.45版(含)之前的版本輸入Unicode文字有的會變成「?」,在4.0.57版(含)之後的版本已可正常顯示<但僅限於紙本發文>。
解決的方法:

1.建議您將Web版公文製作系統進行版本更新,以支援Unicode文字的顯示。
2.安裝外字字型或是使用CNS11643中文全字庫
3.限制輸入法只出現Big5字集:輸入法的內容 -> 出現輸入法設定對話盒 -> 內容 -> 設定 -> 選擇「只顯示Big 5 字集」。

 

1.3我可以將「Web版公文製作系統」所編輯的公文檔匯出成 word(*.doc) 檔使用嗎?

可以利用「Web版公文製作系統」的 [ 匯出入 ] → [ 匯出RTF ] 功能。

匯出 RTF :即可將目前編輯的公文,另存成(匯出).RTF 格式檔,而 RTF 檔即是 word(*.doc) 檔。

注意:目前「web版公文製作系統」只能將編輯的公文匯出成 word(*.doc) 檔,但無法將修改後的 wrod(*.doc) 檔再度匯回至「web版公文製作系統」。

匯出 RTF 檔操作方式:

步驟1:點選 [ 匯出入 ] → [ 匯出HTML / RTF ] 。

步驟2:點選 [ 瀏覽 ] 按鈕設定匯出檔案的存放路徑以及匯出檔案名稱。

步驟3:點選左邊的 [ 匯出RTF ] 即可匯出成功。

 

1.4.點選 [ 發文清單 ] 會出現「以下字串包含非Big5的字碼將被轉成【??】」訊息的原因?

目前「Web版公文製作系統」版本已支援 Unicode 字碼顯示,因此若您在本文區或 [ 附件 ] → [ 受文者 ] 欄位處輸入外字時,可正常顯示不會變成 ? 號,以方便您以郵寄方式發文;但在電子發文作業 (即進 [ 發文清單 ] 點選 [ 轉交換檔 ] ) 時,因配合電子交換規範目前尚未支援 Unicode 字碼,故會出現警告訊息,將非 Big5 字碼的文字將轉成”? ”。

 

1.5我想要copy 詞庫與常用機關給同事使用,該如何做?

解決方式1:直接複製C:\eic\docnet\user\使用者帳號\docn\resource下的 res_common_lex.xml(詞庫)及res_common_org_lex.xml(常用機關)這兩個檔案,提供給需要的同仁將檔案放置在電腦裡的同樣目錄下即可。

解決方式2:可利用web版公文製作系統的匯出功能,將個人詞庫與常用機關中所建立的詞庫內容匯出,提供給需要的同仁,直接將您匯出的檔案匯入即可,或是可以用excel開啟後稍加整理再行匯入,詳細操作方式可參考「公文製作系統進階手冊」或是「各功能對話窗右上角的Help」。

 

1.6在公文製作中切換輸入法會當機的問題?

此問題常發生於發生在NT平台。發生狀況:一進入Web版公文製作系統或剛開啟一個檔案,尚未使用滑鼠點選任何欄位時會發生當機的現象。

解決的方法:在切換輸入法前,先點選欄位或本文區,再執行切換,就不會當機。

 

1.7在公文製作中輸入法打字打不進去?

此問題發生在NT平台,在本文區無法輸入中文。

解決的方法:移除輸入法,重新安裝後可解決此問題。

 

1.8機關全銜不變,但是機關代碼變了,要怎麼樣變更資料才能讓公文製作所編輯的公文能順利電子交換呢?

首先,需先向您的交換廠商申請機關代碼的變更,交換系統完成變更後,再至『筆硯文書編輯共通服務平台』操作更新步驟。此處需手動更新是因之前註冊時,系統所記錄的為舊機關代碼,故必需回到網頁上,更新發文機關以抓取最新機關代碼。

(1)更新變更發文機關新代碼步驟如下:

步驟1:請連結至『筆硯文書編輯共通服務平台』,輸入「帳號」與「密碼」登入。

步驟2:登入完成後請點選「基本資料維護」。

步驟3:於主要發文機關,點選「更新」(如圖),系統即會自動完成新的機關代碼更新。

步驟4:點選最下方的「儲存」,出現完成畫面,完成使用者資料機關代碼更新步驟。

(2)更新完成後,個人舊檔的部分發文機關代碼亦須更動,請參考以下方式操作:

步驟1:開啟公文舊檔後,點選「發文機關」,點選右邊下拉選單按鈕並使用滑鼠左鍵點選選單中的發文機關(如圖)。

步驟2:點選「確定」離開畫面,直接存檔即完成更新。

(建議:有使用到的舊檔可先行全部執行過以上步驟,以避免日後開啟時忘記重新點選發文機關)

若開啟檔案為個人範本,4.0.57版以上(含)不需再點選1次,於開啟時即會帶入新的發文機關資訊。

 

1.9承辦人員將公文交給發文人員後,進入發文清單進行轉交換檔作業時,卻出現 DI 匯出失敗的訊息?

通常會出現轉DI交換檔失敗,原因有以下幾種:

(1) 電子交換目錄設定錯誤

重新設定步驟如下:

步驟1:進入「Web版公文製作系統」,點選 [ 工具 ] → [ 設定[ 使用者基本資料] ] → [ 設定交換目錄 ] 。

步驟2:選擇 [ 設定交換目錄 ] 。

步驟3:確認您所設定的路徑是否正確,並請至相對路徑下找尋資料夾是否存在,若不存在請手動新增該資料夾及其子資料夾(如下圖)。

(2) 網路磁碟機設定有問題

當您的交換目錄是在別台電腦時,必須透過網路磁碟機連結,檢查方式如下:

步驟1:請參考原因(1) 確認您所設定的路徑,確認使用網路磁碟機之代號與設定是否相對應。

步驟2:網路磁碟機是否正常連線中(不可有紅色X)。

步驟3:另一電腦之目的資料夾是否有此電腦帳號寫入權限。

 

1.10為何進入發文清單時會出現「此文未指定機關代碼...」的訊息,以致於無法轉交換檔?

這是因為您所設定的發文機關名稱可能不完整或是未對應到機關代碼,導致進入發文清單時,系統抓不到機關代碼無法進行電子交換。

若該份公文是由發文人員所繕打的:

步驟1:請先確認是否輸入正確全銜,例如「台」北市政府應為「臺」字才對、臺北縣新店市中正「國小」應為「國民小學」...等。

步驟2:連線至『筆硯文書編輯共通服務平台』機關伺服器網站登入帳號密碼,點選 [ 基本資料維護 ] ,確認所輸入的機關名稱全銜是否正確,確認無誤後點選最下方的 [ 儲存 ] 。

步驟3:開啟無法進入發文清單的公文檔案,於發文機關欄位重新用下拉選單點選後存檔,再進行發文作業。

若該份公文是由承辦人所繕打的:

步驟1:可先點選該檔之發文機關,並利用下拉選單重新點選。

步驟2:請該位承辦人員依前段所述修正發文機關資訊,並將所有舊檔進行重新設定,以避免日後仍使用錯誤代碼之舊檔修改後發文。

 

1.11當機關的地址有異動,或是系統帶出的受文單位地址有誤,我該如何通知公文製作系統進行修正?

可以至『筆硯文書編輯共通服務平台』機關伺服器網站,於 [ 服務專區 ] 的 [ 服務申請 ] 點選「通訊錄異動申請」,填寫相關欄位並蓋印機關條戳或主管簽名後,傳真至02-2365-3090,我們會有專人為您處理。
修正完成後,您可於正副本處確認地址是否已修改正確,而發文機關的地址部分則需要請您自行至『筆硯文書編輯共通服務平台』機關伺服器網站,登入帳號密碼後,進入 [ 基本資料維護 ] 中修改主要發文機關之住址後點選 [ 儲存 ] ,這樣當開啟新檔製作公文時,公文中所帶出的機關地址才會是正確的喔!
注意:舊檔部分請於下載使用者資料後,利用下拉選單更新機關地址資料後存檔即可。

 

1.12如何以電子交換的方式發文給一個機關中的多位人員?

您可以在 [ 正副本 ] 輸入受文者名稱(人名)後,點選 [ 重新對應 ] 輸入該人員所屬之機關,即可看到交換狀態由郵寄轉為電子交換。
輸入完成後,要特別注意因為電子交換規定,轉出之 SW 檔中不可有重複之受文機關,若有重複受文機關會無法發文,故公文製作系統在以「一文多發」方式轉出DI與SW時,會自動過濾重複之電子交換機關。若您仍要使用電子交換發文, 請於發文清單中選擇「行文單位保密(分址分文)」,再進行轉交換檔作業,這樣就會是以機關為單位轉出多個對應的DI與SW檔,透過交換發文時也就不會出現受文機關重複的問題。
※ 詳細操作及圖片說明,可參考這裡

 

1.13造字和罕見字在web版公文製作系統中會變成問號嗎?

目前Web版公文製作系統版本已支援Unicode字碼顯示,若在本文區或「附件」或「受文者」欄位處輸入外字時,可正常顯示不會變成?號,以方便您以郵寄方式發文;但在電子發文(即轉交換檔)或是上傳至檔案伺服器時,因配合交換系統與檔案伺服器等目前尚未支援Unicode字碼,故會出現警告訊息,將非Big5字碼的文字將轉成”?”。

 

1.14桌面上的「文書編輯-公文製作」捷徑不見了?

找到C:\eic\docnet\formbinder\login.htm,按滑鼠右鍵,選擇「傳送至」→「桌面當捷徑」,完成後,回到桌面將原檔名更改為「文書編輯-公文製作」即可。

 

1.15為什麼繕打正副本受文者時,系統出現選單的反應時間越來越慢,該如何解決呢?

這是因為在輸入正副本受文者時,系統會從個人通訊錄檔案中,將符合輸入關鍵字的單位搜尋出來,而個人通訊錄為Access資料庫,經過長時間的資料同步、寫入、編輯...等動作,就會像我們的電腦一樣,很多資料檔案都是零散的,相對也會讓讀取速度越來越慢。

電腦的部分我們可透過硬碟重整,讓系統反應速度加快,通訊錄的部分,也可以透過一些小工具進行壓縮與重整的動作。

請點此處下載通訊錄重整壓縮工具,步驟如下:

步驟1:將檔案解壓縮至電腦,如:桌面,系統即會於桌面會產生jetcomp.msi。

步驟2:連續點滑鼠左鍵兩下執行安裝,點選 [下一步] 讓系統自動進行安裝,完成後點選 [關閉]。

步驟3:於程式集中看到「研考會文書編輯通訊錄壓縮程式」的連結,可點選執行。

步驟4:出現黑色視窗閃爍(如下圖),完成後會自動關閉,即完成通訊錄壓縮重整。

當您每次開機時,系統就會自動執行通訊錄重整壓縮程式,第1次可能需要2~3分鐘,之後每次執行可能幾秒鐘就會完成了!

 

系統編輯問題

 
 

2.1第1次使用Web版公文製作系統,如何編輯我的第1份公文?

請點選此處(編輯第1份公文),開始學習編輯您的第1份公文。

 

2.2何謂「個人範本」?如何設定及修改?

「個人範本」是指承辦人可將自己製作的常用或有重複性質的公文存成「個人定型稿」。好處是當範本開啟時,形同開新檔案,不會在存檔時不小心覆蓋原檔案。

如何設定個人範本:

步驟1:開啟新檔(如函稿)

步驟2:編輯公文內容,如發文字、主旨、受文者、稿署名等內容。

步驟3:點選存檔,選擇「個人範本(系統目錄)」或「個人範本(自定目錄)」,下方檔案名稱處輸入檔名,再點選確定,即完成製作個人定型稿。

存成個人範本後,日後至「開啟新檔」功能下選擇「個人範本」,即可看到自己製作的範本檔了。

如何修改個人範本:

步驟1:點選「開啟新檔」,點選 [個人範本(系統目錄)] 或「個人範本(自定目錄)」。

步驟2:開啟所欲修改之檔案。

步驟3:修改完內容,點選「存檔」。

步驟4:選擇 [個人範本(系統目錄)] 或「個人範本(自定目錄)」中要覆蓋的檔案,確定後即完成修改。

 

2.3為何存成「個人範本」後,很多欄位都會被清空了呢?

[ 個人範本 ] 是屬於範本的一種,當您選擇存成 [ 個人範本 ] 時,系統會將發文機關、發文字號、發文日期、聯絡方式等常變動欄位清空,當您由 [ 開啟新檔 ] → [ 開啟範本 ] 中的 [ 個人範本 ] 中開啟該檔案時,系統即會載入相關資訊,如同您開啟1份新的函稿一樣,唯一的不同就是個人範本已有基本的本文內容,只需稍做修改即可完成一份公文。

注意:當您在開啟 [ 個人範本 ] 時要從 [ 開啟新檔 ] 的地方開啟,若是使用 [ 開啟舊檔 ] 方式,則系統不會將資料帶入相關欄位喔!

 

2.4在正副本輸入時,希望能連續輸入受文者資訊?

有兩種方式可連續輸入受文者資訊:

《方式1》

輸入「群組」,如「行政院所屬各部會」,(假設您已事先於「個人通訊錄」建立好群組),點選好後,可選擇展開或不展開。

注意:如果您的群組是自行建立於「個人通訊錄」的群組,當輸入正副本內容使用此群組,當系統詢問「要展開群組單位嗎?」時,務必選擇“群組展開”,不然當您的公文送到文書人員電腦時,因文書人員沒有您所自建的群組資料,只有群組名稱,會造成無法辨識或是對應錯誤的情況而無法電子交換。

《方式2》

在正本(或副本)對話盒選擇「多筆連續輸入(以全形頓號隔開)」,於「輸入區」內連續輸入單位,並以全形頓號區隔,如「內政部、財政部、交通部、經濟部」,再按「新增一筆」鍵,系統會自動判別,此為4個不同的機關。

 

2.5常用的正副本資訊,如何不需繕打,選用「常用機關」詞庫?

步驟1:點選「受文者資訊」對話盒右下方的「常用機關」。

步驟2:選擇下拉式詞庫類別,再選擇下方的詞庫內容,按「新增一筆」鍵,此內容即帶入游標所在的欄位中了!

使用「常用機關詞庫」須先將詞庫名稱及內容建好在詞庫中,建立方法如下:

(1) 選擇常用機關「新增」功能。

(2) 於「常用機關類別名稱:」欄輸入,如:本縣常用單位。

(3) 在下方空白區鍵入 機關名稱,如:桃園縣稅捐稽徵處、桃園縣動物防疫所...等。

(4) 點選「確定」完成設定,即可點選輸入。

注意:您所輸入的機關名稱必須是正確的全銜資料,否則帶入正副本時會無法對應到電子交換或是郵區地址資訊。

點選此處查看「常用機關」其他使用方法。

 

2.6為什麼在正副本輸入時,使用個人自建群組,群組中的機關是可以電子交換的,但至文書發文時卻無法電子交換?

如果您的群組是自行建立於「個人通訊錄」的群組,當輸入正副本內容使用此群組,當系統詢問「要展開群組單位嗎?」時,務必選擇“群組展開”,不然當您的公文送到文書人員電腦時,因文書人員沒有您所自建的群組資料,只有群組名稱,會造成無法辨識或是對應錯誤的情況而無法電子交換。

您也可以將自建的群組匯出後連同公文送至文書人員,將群組匯入其電腦亦可對應電子交換。

通訊錄匯出入詳細操作可參考本處

 

2.7如何調整正副本受文者資訊的先後排序?

《方式1》可直接利用順序上下箭頭調整排序

《方式2》亦可透過直接修改序號欄位的數字來調整受文者排序。

 

2.8已確定可電子交換的受文者,在正副本輸入時卻找不到?

當使用者開啟公文製作系統時,公文製作系統即會進行通訊錄的同步作業,但若發生欲發文之受文者確實存在於全國通訊錄裡,在正副輸入時卻找不到,即表示該臺電腦的公文製作系統之通訊錄檔尚未同步完全,可透過以下操作方式進行通訊錄之重新同步:

步驟1:請開啟C:\eic\adbook\default\addrbook.ini檔。

步驟2:刪除該檔案最後一行後儲存。

步驟3:再重新開啟公文製作系統,系統即會重新進行通訊錄的同步作業。

 

2.9如何使用舊檔編輯「一文多稿」?

意即一文多稿中,選擇不同內容的檔案做為第2稿、第3稿,首先必須先將舊檔轉換成個人範本。

步驟1:選擇「開啟舊檔」選取檔案,按 [確定]按鈕,該檔案呈現在螢幕上。

步驟2:選取螢幕左下角的 [文件內容] 按鈕,出現對話盒,選擇 [匯出] 鍵。

步驟3:系統出現「請輸入儲存範本名稱」對話盒,給予此檔檔名,按 [確定]按鈕(如果檔案有更改,不要忘記存檔)。

步驟4:系統回至步驟2的對話盒畫面,按 [確定] 按鈕,完成了「一文多稿」的舊檔儲存成「個人範本」了!

以上所儲存「一文多稿」的「個人範本」(原來是舊檔),日後在需要一文多稿時就可以被使用了。

使用操作方式如下:(註:以下例子假設「一文多稿」的第一個檔案是新檔,第二個檔案是「一文多稿」的「個人範本」檔(上述儲存的舊檔))

步驟1:選取「開啟新檔」,出現樣式檔對話盒,選取樣式檔編輯檔案第一個檔案,存檔。

步驟2:選取螢幕左下角的 [文件內容] 按鈕,出現對話盒,選擇右下角的 [新增一筆] 鍵,出現樣式檔選單,選擇上方的「個人範本」,會出現上述完成的「個人範本」檔案,選取該檔案,為「一文多稿」的第二個檔案。

注意:「一文多稿」的「個人範本」與開啟新檔時出現的「個人範本」不同。

點選此處查看一文多稿的詳細使用說明。

 

2.10為何受文單位常反應收到的公文會有段落不整齊甚至一整段文字都不見的現象?

會造成這些問題是因為繕打公文本文時,未正確使用系統所提供之段落序號所致,例如使用空白鍵自行繕打序號(一、二...)或自行利用空白鍵排版,該如何正確使用段落序號:

《操作方式1》

使用系統預設的段落符號編輯

當您開啟一份新公文時,於本文區中可看到「主旨:」、「說明:」及「一、」,當您的說明有多段需要輸入時,直接於「一、」後方輸入您的公文內容,並於更換段落時按 Enter 即會自動跳出「二、」...。

《操作方式2》

利用本文區上方的小工具

(1) 當不小心將預設的「一、」刪除時, 請不要使用空白鍵自行控制縮排,您可以使用本文區上方的小工具來重新顯示段落序號:

步驟1:將段落退回「說明:」後方。

步驟2:按Enter後,點選至下一層。

步驟3:可看到段落有縮排序號出現;若只縮排未見序號請再點一下編號即可看到。

(2) 接著在「一、」後方輸入您的公文內容,並於更換段落時按 Enter 鍵,系統即會自動跳出「二、」...。若該段落中有次項目(一)需要輸入時:

步驟1:按 Enter 鍵跳出下一序號。

步驟2:點選至下一層。

(3) 此時就會出現(一),輸入文字後於更換段落時按 Enter 鍵,系統即會依序跳出(二)、(三)...,若要回到上一層序號繼續編輯:

步驟1:按 Enter 跳出下一序號。

步驟2:點選至上一層。

此功能有提供快速鍵,如至上一層為Ctrl+←(方向鍵),至下一層為 Ctrl + →(方向鍵)。

《操作方式3》

貼上已有段落的文字

當您是由其他文件複製文字段落貼上時,常會發現段落序號常無法正常排列,或是開啟舊檔時本文是沒有段落的,此時皆可配合使用《操作方式2》中的小工具將段落進行調整即可。

注意:當您未使用系統產生之段落序號公文進行電子交換,雖然不會有異常訊息,但因各家交換系統甚至公文管理系統對於未依規定製作之段落,有可能會有收文後無法對齊段落或是無法將本文資訊轉入系統等問題。

發文人員檢查小密訣:可以使用本文區上方的小工具顯示控制碼,可發現本文中若有空白鍵,則會出現「口」圖樣,而換行符號則為「8」,以方便檢視承辦人的公文中,段落序號是否是自行使用空白鍵排版的。

 

2.11可以在公文製作內畫表格嗎?

因目前電子交換規格不允許插入表格,故無法在公文製作的繕打區內畫表格。建議可以使用夾帶附件的方式製作表格。

 

2.12在繕打公文時,發現選錯文稿格式,在不開新檔重新製作或使用複製貼上的狀況下,如何使用「格式轉換功能」?

公文格式轉換功能操作方式如下:

步驟1:點選「開啟新檔」下的「格式轉換」。

步驟2:選擇欲轉換公文格式後按確定,例如93函欲轉換成93書函。

步驟3:現公文格式轉換確認畫面,請確認轉換格式無誤,並選擇檔案轉換方式後按「確定」。

步驟4:出現轉換後格式。

注意:「自行設定轉換格式」,如欲轉換的來源及目標使用的範本格式不在預設的轉換格式內,可自行選用適合的轉換格式項目。

 

2.13當您使用Windows98作業系統,點選2個版本或是流程軌跡進行查看時,會出現系統自動關閉或是發生錯誤的狀況?

若您是使用Win98或更早之前版本的作業系統,同時要開啟2個版本進行查看時,系統會自動判斷並提醒您:「你的作業系統為早期Windows版本,執行此項功能可能會有錯誤,確定嗎?」,點選「確定」會繼續執行,「取消」則是回到版本列表畫面。

而會出現錯誤的原因是因為早期的windows版本對於系統多工處理時效能較差,同時執行兩個檢視視窗容易造成系統錯誤的狀況,但並非每一臺安裝早期windows版本的電腦都如此,故建議您在執行此功能前先將公文檔案存檔,以避免若執行時發生錯誤,仍可再開啟舊檔繼續處理。

 

2.14使用「匯出至電子郵件」功能,選擇好匯出格式確定後,出現「匯出至電子郵件失敗:沒有可用的電子郵件帳號」?

在您執行「匯出至電子郵件」功能前,請確認電腦已有預設的電子郵件系統(註),且郵件帳號及相關設定已建立完成,這樣當您在使用此功能時,才可順利開啟電子郵件系統進行寄送。

註:電子郵件系統如:Outlook Express、Microsoft Outlook、Hotmail(IE中可設定)...等。

 

檔案管理問題

 
 

3.1儲存的舊檔太多,開啟舊檔的對話盒顯示很慢,該如何改善

可以使用「開啟舊檔」右上方的「顯示檔案列表」功能。

當舊檔太多時,可將「顯示檔案列表」的打勾取消,當再下一次要開啟舊檔時,開啟舊檔畫面就不會將您所有舊檔列出來,以節省系統搜尋所有檔案的時間,這時在下方的「檔案名稱」處輸入欲開啟的檔案名稱,再點選 [確定] 即可。

 

3.2檔案希望能分目錄儲存?

《方式1》

可以使用「存檔」對話盒下方的按鈕中的「選擇目錄」,出現檔案總管的目錄,選擇您要儲存檔案的目錄,然後輸入檔名即可。

《方式2》

如果您希望每次存檔時能夠直接儲存至說明一的目錄,則點選「存至上次目錄」。

《方式3》

亦可利用「工具/設定使用者基本資料」的「設定檔案儲存目錄」將每次存檔路徑設定好,以利每次存檔時可省略選擇目錄的步驟。

 

3.3如何刪掉不要的舊檔?

在「開啟舊檔」畫面下,點選欲刪掉的檔案,按Delete鍵即可。或是直接按檔案最右邊的「刪除」鍵也可以刪掉不要的檔案。

操作步驟如下:

步驟1:先點選欲刪除的檔案。

步驟2:再點選最右邊的按鈕。

步驟3:會出現"確定要刪除檔案XXX嗎?"的對話框,點選[確定]即可刪除。

 

3.4在4.0.45(含)以後的版本中有提供可直接開啟公文製作檔案(sdi與wsp)的功能,為何我已更新至4.0.45(含)以後的版本,卻仍無法直接點開檔案呢?

這部分是因為更新時,檔案關聯設定部分沒有設定成功的緣故。請確認您是否為管理者Administrator權限,再至檔案總管c:/eic/docnet/formbinder下,找到EicShell.exe,並點2下執行(畫面 會閃爍一下)即可。

建議您執行完後請重新開機,再至存放公文檔案的目錄下檢視sdi與wsp檔的圖示是否已變更為

若仍無法點2下直接開啟公文檔案,則請手動設定檔案關聯。

《方式1》開啟檔案時選擇開啟程式

若您開啟檔案(sdi或是wsp)時,出現詢問開啟程式的對話盒(如下圖):

步驟1:選擇「從清單選取程式」。

步驟2:由清單中找尋是否有EicShell。(有請跳至步驟4)

步驟3:若沒有請點選「瀏覽」至c:/eic/docnet/formbinder下找到EicShell.exe並選擇開啟。

步驟4:回到清單中即可看到該程式,點選後將下方「永遠用選取的程式來開啟這種檔案」勾選後開啟。

《方式2》於檔案總管的資料夾選項中設定

當您無法直接開啟檔案,或是不小心選擇了以其他程式開啟,可以參考以下步驟設定與修正:

步驟1:開啟檔案總管→工具→資料夾選項→檔案類型。

步驟2:用檔案類型排序,找到副檔名為sdi(或wsp),若沒有請點選「新增」自行輸入。

步驟3:找到後點選該檔,會發現畫面下方的詳細資料,請點選「變更」。

步驟4:跳出如操作1的清單,請依操作1步驟操作,操作完成後請點選「確定」離開。

建議:請將sdi與wap兩個檔案都設定好關聯,以方便點選任何一種都可開啟程式。

 

3.5Web公文製作系統版本更新後,開啟舊檔會發現本文無法正常顯示,或出現「ParaEditInstance_Load Data物件不支援此屬性或方法」的錯誤訊息?

這是註冊元件失敗所致,請刪除並反註冊與ParaEditor Class相關的檔案。

步驟1:到 IE 的 [ 檢視物件 ]下將 GDFile Class 刪除。

Step1.開啟IE選擇 [ 工具(Tools) ]下的 [ Internet選項 ] (或「網際網路選項」),會跳出一選項視窗。

Step2.點選 [ 一般 ] 頁面後,再點選視窗中間的 [ 設定 ] 鍵 。

Step3.在設定的視窗裡選擇右下方的 [ 檢視物件 ] 鍵 按鈕,按一下。

Step4.會看到一些程式檔案,找到ParaEditor Class按滑鼠右鍵選擇內容,點選 [ 刪除 ] 鍵。

《可能會有2個ParaEditor Class,2個均刪除》

步驟2:反註冊ParaEditor.dll 與 ParaEditU.dll。(該檔案位於系統目錄下)

Step 1.至 [ 開始 ] → [ 執行 ],出現一個對話盒視窗

Step 2.在對話盒內輸入

regsvr32 -u C:\WINNT\system32\ ParaEdit.dll 」 

regsvr32 -u C:\WINNT\system32\ ParaEditU.dll 」(Win 2000)

或「regsvr32 -u C:\Windows\system32\ParaEdit.dll

 「regsvr32 -u C:\Windows\system32\ParaEditU.dll 」(Win XP)

Step 3.出現「...succeed 」訊息,表示反註冊成功。

步驟3:再至系統目錄將ParaEdit.dll 與 ParaEditU.dll刪除。
到系統目錄(C:\WINNT\system32 或 C:\Windows\system)下,找出ParaEdit.dll 與 ParaEditU.dll檔案,並將之刪除即可。
最後將所有的視窗關閉,點選桌面的「文書編輯-公文製作」試看看。

補充說明:ParaEdit.dll 與 ParaEditU.dll檔案可用 [ 開始 ] → [ 搜尋 ] 在搜尋欄空白處鍵入ParaEdit.dll 或 ParaEditU.dll,尋找到該檔案。

 

預視及列印問題

 
 

4.1匯出DI與發文清單的「轉交換檔」使用上有什麼不同?

使用「匯出」會產生DI 檔及SW檔於系統預設的c:\eic\external\export\di目錄下,亦可透過瀏覽選擇其他存檔位置,建議是個人轉檔用途。

使用發文清單的「轉交換檔」會產生DI 檔及SW檔於該機關發文指定的目錄下,建議發文人員使用此功能轉成電子交換檔,以方便發文作業。

 

4.2列印或預視時,多出最後一頁空白頁,如何處理?

發生原因:「Web版公文製作系統」會自動判別文件中的資料而出現應有的頁次;有時預視時文件最後一頁看起來明明沒資料,卻多出一頁空白頁,原因是在文件設計上會保留固定欄位的位置,如署名、會稿單位等,故當本文內容較多時會將這些欄位往後推延到下一頁,而因為這些欄位內無資料,所以看起來會多出一頁空白頁。

解決方法:可在預視畫面的左邊按鈕區,點選 [ 暫刪末頁 ] 按鈕,在螢幕的格式尾頁即會被刪除,頁碼也會跟隨調整,此時在預視或列印即不會多出一頁了!

注意: [ 暫刪末頁 ] 是暫時刪除,這個刪除的動作沒有儲存,不被儲存的原因是因系統會因使用者的習性及其他動作而影響邏輯的一致性,有時會誤以為系統的錯誤,而引起不必要的誤判。

 

4.3預視時發現最後一頁只有一 、二行文字,希望能將文字移進前頁?

離開預視畫面,選取本文編輯區上方的功能圖示「減少行距」,本文區的文字及可減少行間之距離,而使最後的一、二行移至前一頁。反之,如文字過少希望行距大些,則選取本文編輯區上方的功能圖示「增加行距」。
注意:增加及減少行距部分只針對紙本文排版有用,轉換電子交換檔後,收文列印時會依規範所規定行距排版。

 

4.4稿面上的條碼可否選擇列印或不列印?

可以。在 [ 預視 ] 中點選 [ 特殊列印 ] ,於 [ 列印條碼 ] 選項中即可透過勾選或取消勾選來設定列印條碼的功能。
注意:必須有填寫發文字號才可印出條碼喔。

 

4.5在函稿公文列印時,左上角的發文方式顯示內容可以拿掉嗎?

可至特殊列印的右下方公文列印選項設定,將「套印發文方式(稿)」不要打勾即可。

 

4.6如何印出個別的受文者?

請從發文清單內,勾選要列印的公文後,再點選列印即可。

 

4.7列印公文時,受文者後會出現「等」字,如何不要將「等」字印出?

(1) 公文稿

在 [ 預視 ] 中點選 [ 特殊列印 ],於 [ 受文者顯示方式 ] 選項中即有「不套印稿受文者」、「套印稿受文者:○○○ 等」以及「套印稿受文者:(自行輸入)」3種方式可以設定。若您選擇「不套印稿受文者」或套印稿受文者:(自行輸入)」,在受文者後即不會出現「等」字。

(2) 紙本文

從 [ 發文清單 ]內,勾選要列印的公文後,再點選列印,所印出的公文受文者後不會有「等」字。

 

4.8印出來的公文多了一些框線?

(1) 請將印表機設定中的解析度調低。

(2) 請重新安裝印表機的驅動程式。